Wedding Planner: chi è, cosa fa e quando serve davvero!

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“Chi è e cosa fa una wedding planner?” Questa è la domanda più ricorrente che ci fanno le coppie, durante il nostro primo appuntamento.

Nel corso della nostra esperienza lavorativa abbiamo incontrato moltissime coppie di futuri sposi, chi più chi meno consapevole di aver bisogno di un supporto organizzativo, chi preoccupato di non avere le capacità creative per realizzare un evento o chi semplicemente è reduce di un’esperienza disastrosa di un matrimonio a cui ha partecipato e ora, arrivato il momento, si è chiesto se l’aiuto di un professionista potesse essere la decisione più corretta per la riuscita del suo giorno più bello.

Questo interesse ci ha spinte a fare un po’ di chiarezza riguardo la nostra professione perché l’idea che molti futuri sposi si è fatta è spesso sbagliata o imprecisa.

Una delle più grandi distinzioni che una sposa deve capire è quale sia, esattamente, la differenza tra un wedding planner, un wedding designer e un wedding coordinator.

Vediamo quindi nel dettaglio quali sono i compiti e le responsabilità di una wedding planner e quando serve davvero affidarsi ad una wedding planner al proprio matrimonio.

Perché sì, la nostra figura non è sempre indispensabile!

Chi è e cosa fa una wedding planner

La wedding planner si occupa di logistica. È quella figura professionale che aiuta le coppie con la pianificazione, organizzazione e gestione del matrimonio.

Ha una profonda conoscenza del mercato e per questo è in grado di aiutare nella selezione e suggerire i migliori fornitori nel rispetto di un budget prestabilito. Deve quindi saper ascoltare le esigenze e le priorità di una coppia al fine di avere un’idea chiara e una totale comprensione della loro visione generale per poterla condividere con tutti i fornitori che verranno coinvolti nel matrimonio.

La wedding planner prepara l’agenda degli appuntamenti, ricorda le scadenze ai futuri sposi e programma una timeline dettagliata dell’evento.

Cura, infine, la regia dell’evento: supervisiona e coordina tutti gli aspetti dell’evento per far sì che tutto fili liscio, gestendo eventuali imprevisti in modo che non ci siano sorprese.

Una wedding planner ha quindi una spiccata mentalità organizzativa, ma può anche essere dotata di un grande senso artistico (d’altra parte è abituata a lavorare in un ambiente dove la creatività è il pane quotidiano!) e svolgere un ruolo di wedding designer.

Wedding Planner vs Wedding Designer

La wedding designer si occupa di creatività. È quella figura professionale che cura il design dell’evento.

Dopo una dettagliata intervista alla coppia, individua lo stile, il mood e i colori palette del matrimonio e sviluppa un progetto creativo su misura corredato di immagini, bozzetti e materiali da utilizzare per gli allestimenti per offrire un’idea concreta dell’evento.

Il ruolo della wedding designer è puramente estetico: dalla grafica ai fiori, dialoga con i fornitori e offre un supporto nelle decisioni che daranno all’evento un aspetto coerente, elegante e armonioso.

La sua figura è fondamentale qualora non si abbiano spiccate doti creative o molte idee e poca organizzazione!

Wedding Coordinator

Non è sempre detto che una coppia abbia bisogno di una wedding planner o una wedding designer. C’è chi non ha budget per un servizio completo di planning e design oppure è estremamente organizzato e attento ai dettagli e vuole avere un ruolo attivo nella pianificazione del matrimonio.

In questo caso il Wedding Coordinator può essere una valida soluzione alternativa per “alleggerirsi” dal peso degli ultimi preparativi, assicurarsi di non aver tralasciato nulla e godersi il giorno del matrimonio.

Il Wedding Coordinator è sempre incentrato sulla logistica, ma su una linea temporale più breve di una wedding planner.

Viene contattato circa un mese prima dell’evento e si assicura che tutto ciò che è stato fatto sia in buona forma. Controlla e verifica il lavoro fatto dai fornitori coinvolti, segue le questioni in sospeso e coordina e supervisiona tutto il giorno del matrimonio.

Ricapitolando e cercando di darti una chiave di lettura un po’ semplificata, ma efficace: il wedding planner è come se fosse l’architetto, il wedding designer l’arredatore e il wedding coordinator chi controlla i lavori.

Avere doti compatibili con queste figure è senza dubbio un buon punto di partenza e ti aiuterà nella scelta più adatta a te…a meno che tu non abbia tempo, in quel caso, il supporto di un professionista fa sicuramente il caso tuo!

Wedding Planner: quando serve davvero?

Sposarsi è un’esperienza straordinaria nella vita di chiunque, ma organizzare un matrimonio, sebbene possa sembrare un lavoro semplice, bello e persino affascinante, è in realtà un compito molto complesso.

Ci sentiamo di considerare alcune occasioni in cui, più delle altre, secondo noi è raccomandabile affidarsi ad una wedding planner.

1. NON POSSIEDI DOTI ORGANIZZATIVE E/O CREATIVE

Finalmente è arrivata la tanto desiderata proposta, ma ora non sai proprio da dove iniziare. Stai davvero pianificando nel giusto ordine o con la giusta cura? Stai tralasciando qualche dettaglio importante? Hai provato inoltre a raccogliere le idee, ma ti ritrovi con 2000 immagini su Pinterest e non sai come organizzarle. Queste sono solo alcune delle situazioni in cui una persona poco organizzata può ritrovarsi…e perdersi!

2. HAI POCO TEMPO A DISPOSIZIONE

Condurre una vita frenetica al giorno d’oggi è purtroppo una consueta abitudine, soprattutto se si hanno già figli, per cui trovare del tempo per dedicare a noi stessi è cosa rara. Il rischio è di fare scelte frettolose e di perdere il controllo del budget.

3. HAI DIFFICOLTA’ A GESTIRE LO STRESS

Pianificare un matrimonio comporta un enorme dispendio di energie e di tempo (oltre che di soldi!). Le cose da gestire sono davvero tante e, per una persona con una predisposizione all’ansia, lo stress legato alle scelte, ma anche eventuali “pressioni” di genitori e parenti possono intaccare la serenità di una coppia. Se poi il perfezionismo prende il sopravvento, l’ansia da prestazione potrebbe rivelarsi insostenibile!

4. STAI ORGANIZZANDO UN MATRIMONIO A DISTANZA

Sposarsi in un luogo diverso da quello in cui si vive è un’esperienza indimenticabile, ed è per questo che i destination weddings sono sempre più richiesti dalle coppie. Non solo quelle straniere che decidono di sposarsi in Italia, anche molte coppie di connazionali o coppie miste scelgono di sposarsi nel luogo di origine o nella città in cui si sono innamorati! Ma la distanza e soprattutto la poca conoscenza del territorio possono essere due ostacoli non indifferenti per l’organizzazione del matrimonio.

5. STAI ORGANIZZANDO IL MATRIMONIO IN UNA VILLA PRIVATA

Hai deciso di sposarti nella villa di famiglia o in una struttura che non nasce come location per eventi. In questo caso i problemi logistici sono ancora più numerosi e le cose a cui pensare si moltiplicano, come ad esempio  il noleggio di tutti i materiali per il ricevimento, l’illuminazione  o i bagni per gli ospiti.

 

Ti ritrovi in una di queste situazioni e vuoi sapere da dove iniziare?

Contattaci, saremmo felici di organizzare il tuo matrimonio!

Foto di copertina: Francesca Angrisano